Контрольная работа: Анализ документооборота в ГОУ НПО "Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов"
|
|
||||||
|
|||||||
документооборот исходящий входящий делопроизводитель
I. Наиболее регламентированные – санитарно-гигиенические условия, включают в себя:
а) метеорологические факторы (температура, относительная влажность);
б) чистоту воздушной среды;
в) освещенность;
г) шум, вибрацию, ультразвук;
д) различные излучения.
Основу этих условий труда составляют микроклимат, шум, освещенность, вибрация и другое. Все они регламентируются Системой стандартов безопасности труда, а все параметры отражены в нормативном документе – СанПиН (2003).
1. Нормы площади на одно рабочее место пользователей вычислительной техники не менее 4,5 м².
2. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа – 300-500 см².
3. Яркость бликов на экране не должна превышать 40 н.д. на м².
4. Продолжительность непрерывной работы с ПК не должна превышать двух часов (без перерыва).
Все эти условия нормируются путем установления стандартов, санитарных норм и оцениваются с помощью гигиенистов, физиологов и других специалистов. Секретарь должен иметь представление об основных параметрах условий труда, т.к. контролирует температуру, влажность в помещении руководителя и в своем служебном кабинете.
II. Психофизиологические условия труда.
В своей работе секретарь-референт испытывает разные нагрузки на организм: нервно-психические (напряжение зрения, скорость выполнения операций), интеллектуальные (объем перерабатываемой информации). Монотонность работы приводит к быстрой утомляемости
Для более продуктивной работы необходимо знать несколько способов снижения нагрузки на организм. В первую очередь следует совершенствовать свое рабочее место, применять современные приемы и методы труда, оптимизировать режим труда и отдыха. Рекомендуется чередовать интенсивную и спокойную работу, наибольший объем работы выполнять в первую половину дня (т.к. уровень производительности в первой половине выше, чем во второй половине рабочего дня).
IV. Эстетические условия труда.
В последние 10 лет большое внимание стало уделяться оформлению офиса. Существуют рекомендации по использованию цвета в офисе. К наиболее благоприятным цветам относятся зеленый, желтый, белый (бежевый). Отрицательно влияет на работоспособность насыщенные цвета (ярко синий, красный). Если в офисе требуется повышенная освещенность, поверхность стен должна быть матовой, бледно-зеленого, бежевого оттенков.
В настоящее время все чаще для планировки кабинета и организации рабочего места применяют учение Фен-шуй. Фен-шуй - древне китайское учение, согласно которому жизнь человека зависит от течения энергии двух начал – «Инь» и «Ян», а различные предметы, окружающие человека, по-разному пропускают ту или иную энергию.
В ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» рабочее место секретаря соответствует большинству предъявляемым требованиям. Приемная разделена на две зоны: рабочая зона и зона приема посетителей. Рабочая зона секретаря представлена специализированным рабочим столом; оснащена всем необходимым офисным оборудованием. Секретарь имеет прямой доступ к компьютеру, факсимильному аппарату и телефону. В непосредственной близости расположена копировально-множительная техника, канцелярские принадлежности, телефон. Компьютер имеет соответствующее программное обеспечение, оснащен дополнительными периферийными устройствами. Имеется шкаф для хранения документации. Секретарь находиться в хорошо обозреваемой зоне, поэтому видит каждого посетителя. Зона приема посетителей небольшая, но расположение её таково, что каждому посетителю удобно ожидать приглашения секретаря на прием к руководителю.
Рис. 4 – План приемной руководителя: 1-зона приема посетителей; 2- рабочая зона (рабочий стол, компьютер, телефон-факс, принтер, ксерокс, документы необходимые для работы, шкаф для хранения документации).
Техника безопасности при работе на ПК
Делопроизводитель ежедневно работает с персональном компьютером. Делопроизводитель при работе на ПК должен соблюдать следующие правила техники безопасности:
- Не заходить в кабинет в верхней одежде и грязной обуви;
- Не находиться в кабинете с едой и напитками;
- Не приступать к работе с мокрыми или жирными руками;
- Не включать компьютер при наличии видимых дефектов и повреждений;
- Проверить состояние электропроводки, розеток на наличие видимых повреждений, и в случае их обнаружения не пользоваться ими;
- Не загромождать рабочий стол посторонними предметами;
- Не устранять самостоятельно неисправности ПК;
- Не дотрагиваться до проводов;
- Не вскрывать заднюю крышку системного блока и монитора;
- Не работать с внешними устройствами не поверив его на вирусы;
- Не дотрагиваться до экрана монитора;
- Не подходить сбоку или сзади монитора;
- Не перемещать и не устанавливать посторонние файлы и программы;
- Соблюдать режим работы за компьютером (расстояние от монитора, чередование работы и отдыха);
- Соблюдать правила противопожарной безопасности;
- После работы компьютер должен быть обесточен;
- При обнаружении неисправности сообщить руководителю.
Соблюдение этих простых правил позволяет обезопасить себя от возникновения ситуаций, представляющих опасность для здоровья делопроизводителя, а также поможет увеличить срок эксплуатации компьютера.
Заключение
Целью моей работы являлось рассмотрение, изучение и анализ документооборота, его потоков и этапов в ГОУ НПО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов».
В ГОУ ПНО «Нижегородское профессиональное училище-интернат для инвалидов» работа делопроизводителя выполняется секретарем.
Делопроизводитель в своей работе руководствуется:
- Положением «О работе отдела ДОУ»;
- Уставом организации;
- Должностной инструкцией;
- Постановлениями Правительства Российской Федерации;
- Действующими законами Российской Федерации.
В ГОУ НПО "НПУИИ" порядок движения документов закрепляется в схемах продвижения документов, которые разрабатываются делопроизводителем и подписываются руководителем организации. Документы, поступающие в организацию, проходят все этапы установленные руководителем учреждения. Прием и обработка входящих, отправка исходящих, контроль за внутренними документами и передача документов между отделами учреждения производится непосредственно секретарем.
В целом, документооборот в ГОУ НПО "НПУИИ" организован достаточно хорошо. Схемы потоков документооборота разработаны в соответствии с действующими нормами. Учреждение медленно переходит от традиционного документооборота к электронному. Есть небольшие замечания по ведению учета документооборота. Не вся документация занесена в компьютер (имеются документы, сохраненные в единственном экземпляре на бумажных носителях, но не занесенные в компьютерную базу). Регистрация документов ведется в журналах только на бумажных носителях.
Документооборот организован в соответствии с действующими в Российской Федерации ГОСТами и нормативными документами:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 « Управление документами. Общие требования»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Список литературы
1. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. – М., 2008.
2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. – М., 2007.
3. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М., 2008.
4. Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. – М., 2007.
