Реферат: Оформление машинописных работ
На клавиатуре пишущей машины для письма римских цифр нет специальных знаков. При письме их используют прописные буквы, из которых также составляют римские числа:
2 – П 6 – VI 9 – IX 100 – C
3 – Ш 7 – VП 10 – X 500 – Д
4 – IV 8 – VШ 50 – Л 1000 – М
Римские цифры главенствуют над арабскими: например, в рукописи более крупные части нумеруют римскими цифрами: раздел II, глава III, а более мелкие – арабскими: § 5.
Написание дат. Даты в машинописных работах выполняются двумя способами: 1. Число и год – арабскими цифрами, месяц – словами, например: 8 мая 1978 года; 2. Число, месяц и год выполняют шестизначными числами, каждые две цифры отделяют точкой, например: 08.05.78.
Оформление заголовков и подзаголовков.
Правила оформления заголовков.
1. Заголовки пишут прописными буквами.
2. Переносы в заголовках не допускаются. В конце заголовка знаки препинания, кроме восклицательного и вопросительного знаков, не ставятся.
3. Короткие заголовки (менее 15 знаков) пишут вразрядку – после каждой буквы следует пробел, например: «СИНТАКСИС».
4. Большие заголовки (более 40 знаков) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности должна иметь смысловое значение. Текст большого заголовка выполняют через один интервал.
5. При выполнении текста через полтора интервала от заголовка до текста делают три интервала; при выполнении текста через два интервала от заголовка до текста – четыре интервала.
6. Если на одной странице пишут несколько коротких текста с заголовками, то от последней строки текста до следующего заголовка необходимо сделать двойной интервал. Например, если в тексте между строками два интервала, то до следующего заголовка – четыре.
7. Нельзя писать заголовок в конце страницы; если на ней не умещаются три строки идущего за заголовком текста, то надо весь текст перенести на следующую страницу.
При оформлении заголовка по центру рабочей строки в начале следует определить количество знаков в заголовке. Затем от числа знаков рабочей строки вычесть количество знаков заголовка. Полученное число разделить пополам, а величину частного (количество ударов) отсчитать от левого поля.
Например, заголовок «Багульник» выполняется в разрядку, имеет 17 знаков. Рабочая строка составляет 64 знака: 64-17=47; 47/2=23 (24 знака).
Следовательно, надо отсчитать 23 удара от левого поля и написать заголовок. В современной машинописи предпочтение отдается расположению заголовков от левого поля. Размер заголовка в донном случае не должен превышать 40 знаков.
Правила оформления подзаголовков. Подзаголовки в машинописных работах пишут строчными буквами. Для большей наглядности их выделяют и отделяют от текста дополнительными интервалами. Например, если между заголовком и подзаголовком два интервала, то до текста надо сделать три интервала. Подзаголовки, располагаемые посредине рабочей строки, рассчитывают аналогично заголовкам. При оформлении заголовка от левого поля подзаголовок также должен быть написан от левого поля.
Подзаголовки можно выделять подчеркиванием, разрядкой, заключать в скобки.
Нумерация страниц.
Стандартом установлено, что в документах, оформляемых на двух страницах и более, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны проставляться на верхнем поле листа от четвертого положения табулятора арабскими цифрами без слова «страница» (с.) и знаков препинания.
Номера страниц печатаются в интервале 10 – 15 мм от верхнего обреза листа.
Если текст документа печатают с двух сторон, то нечетные номера проставляют на лицевой стороне, а четные на обратной.
Правила и способы выделения в тексте.
В машинописи применяется несколько способов выделения в тексте отдельных слов, фраз или предложений: написанием вразрядку, выделение прописными буквами, подчеркиванием, другим цветом, используя двуцветную ленту (на одной странице применяется только один способ выделения в тексте).
Выделение прописными буквами и подчеркивание применяется при письме через 1,5 – 2 интервала.
Подчеркивание выполняют, ударяя по знаку подчеркивания – под цифрой восемь. Машинописную строку, в которой выделяется слово или группа слов, пишут до конца, затем, нажимая на клавиши свободного хода каретки подводят первую букву выделяемого слова к разрезу буквоводителя. Ударяют по клавише с цифрой 8, чередуя указательные пальцы обеих рук, подчеркивают слово или группу слов (разрез буквоводителя окажется под последней буквой выделяемого слова).
При выделении текста разрядкой используют клавишу написания в разрядку, при этом между словами делается дополнительный пробел. Выделять разрядкой можно при письме с любыми интервалами между строками.
При выделение в тексте с использованием двуцветной ленты применяют механизм изменения подъема ленты.
Письмо на линованной бумаге. Способы исправления ошибок.
Одной из разновидностей машинописных работ является заполнение бланков и письмо на линованной бумаге, заранее изготовленной типографским способом.
Изготовленные в типографии бланки и линованная бумага имеют расстояние между строками, несоответствующие величинам интервалов. Поэтому при письме на линованной бумаге отключают интервальный механизм. Для этого на пишущей машинке имеется кнопка свободного хода вала и рычаг свободного хода вала
Для перевода каретки на новую строку вал проворачивают с помощью ручки бумагоопорного вала.
При этом надо ориентироваться на буквострокоуказатели, расположенные слева и справа от буквоводителя. Горизонтальная линия листа или бланка должна совпасть с горизонтальной линией буквострокоуказателя.
Исправление ошибок.
В машинописных работах возможны ошибки, которые обязательно должны быть исправлены.
Наиболее распространенный способ их устранения – механический, путем подчистки ластиком, который подбирается по жесткости соответственно сорту бумаги (красный, белый, синий, комбинированный).
Ошибки в тексте можно исправлять непосредственно в пишущей машине, если страница не дописана до конца.
Возможные варианты ошибок в машинописных работах. В слове неправильно написана буква; буквы переставлены местами, но их общее количество в слове сохранено; пропущена буква; написана лишняя буква; не сделан пробел между словами.
Исправление ошибок непосредственно в пишущей машинке выполняют в следующей последовательности. Отводят в сторону каретку, чтобы крошки от бумаги и ластика не попали в машину и не засоряли механизмы; поворотом вола продвигают бумагу вверх (если ошибка допущена в верхней части листа) так, чтобы строка, в которой есть ошибка, попала в бумагоопорный щит, осторожно стирают ошибку, не задевая рядом стоящих букв. Ластик для этого лучше взять плоский, соответствующий сорту бумаги. Бумажные крошки удаляют.
Если ошибка в нижней части листа, лучше продвинуть бумагу назад и , откинув лист на себя, исправить ошибку. Вернуть бумагу на место и продолжать писать работу.
На вынутом из пишущей машины листе все ошибки устраняют сразу. При этом можно пользоваться специальном трафаретом, имеющим различные по контуру прорези. Применение трафарета ускоряет исправление ошибок, так как в этом случае ластик не задевает буквы, которые написаны правильно.
Вписывают нужные буквы и знаки в следующей последовательности: отключают интервальный механизм, открывают рычаг бумагоосвободителя и ориентируясь на буквострокоуказатели (горизонтальная его линия деления проходит под строкой), вставляют бумагу. Закрывают рычаг бумагоосвободителя.
Прежде чем вписывать нужные буквы, следует отключить ленто водитель – ударить по нужной клавише, проверить, правильно ли будет сделан отпечаток, только после этого выключить ленто водитель, нажать клавишу обратного хода каретки и написать нужный знак.
Нужные буквы и знаки вписывают, легко ударяя по клавишам, чтобы оттиски не получились ярче остальных.
Если в слове пропущена одна буква, то подчищают три буквы и за счет уменьшения расстояния между ними вписывают эти же буквы и недостающую. Для этого придерживают карету рукой или клавишей обратного хода.
Букву, пропущенную в конце слова, можно вписать за счет уменьшения расстояния между словами и буквами в слове – подчистить две буквы и вписать три.
Если между словами пропущен пробел, надо подчистить по две буквы в каждом слове и снова вписать их, сократив расстояние между буквами и словами.
Если в слове написана лишняя буква, подчищают три буквы и вписывают две за счет увеличения расстояния между ними. В этом случае также придерживают каретку рукой или клавишей обратного хода.
Допускаются исправление путем «перебивки» одной буквы на другую, но лишь в том случае, если они схожи по контуру, например:
Л – Д; Ш - Щ; Ц – Д; П – Н, И, Д; О – Ф, Е, С, Э, Б, Р. Перебивая букву, не надо сильно ударять по клавише, так как на этом месте получается двойной отпечаток.
При выполнении работы в нескольких экземплярах возможно исправление ошибок, как в машине, так и на вынутом листе. В машине исправляют ошибки начиная с последнего листа. Откидывают всю закладку на себя, между листом и копировальной бумагой прокладывают полоску писчей бумаги или линейку, чтобы при исправлении не осталось темного пятна на листе.
Вынутую из пишущей машины закладку разбирают, устраняют ошибки на всех экземплярах, затем вписывают буквы на каждом экземпляре отдельно.
В настоящее время используют и другие средства для исправления ошибок: отпечатки закрашивают, заклеивают. Для закрашивания используют бумагу, покрытую специальным составом, жидкость, изготовленную на летучей основе. Для заклеивания применяют полоски бумаги шириной 5мм, покрытые с одной стороны клеем.
